Założyciele spółki informatycznej po kilkunastu latach rozwoju dostają ofertę od funduszu inwestycyjnego, który chce przejąć większość udziałów, i z entuzjazmem otwierają wirtualny pokój danych. Po kilku dniach doradcy funduszu przysyłają listę pytań o politykę antykorupcyjną, umowy z pośrednikami, ochronę danych i zgłoszenia od pracowników, a na część z nich właściciele nie potrafią szybko odpowiedzieć. Takie pytania nie są formalnością, bo od odpowiedzi zależy cena, struktura transakcji i zakres zabezpieczeń, jakich zażąda kupujący, a doradztwo compliance w kontekście transakcji często decyduje o tym, czy negocjacje przebiegną płynnie. W tym tekście opisuję, co zwykle obejmuje badanie zgodności przy sprzedaży firmy, jak może przygotować się do niego sprzedający, na co uważa kupujący i co dzieje się, gdy w trakcie badania wyjdą na jaw problemy.
Dlaczego inwestorzy pytają o compliance?
Przy zakupie udziałów lub akcji kupujący przejmuje spółkę wraz z całą jej historią. Jeśli w przeszłości dochodziło do nieprawidłowości, takich jak korupcja, naruszenia sankcji czy poważne uchybienia w ochronie danych, ich konsekwencje nie znikają wraz ze zmianą właściciela. Kary, roszczenia kontrahentów czy postępowania karne wobec spółki mogą pojawić się kilka lat po zamknięciu transakcji, kiedy dawni właściciele są już daleko.
Dla funduszy inwestycyjnych i dużych grup kapitałowych dochodzi do tego ryzyko reputacyjne i regulacyjne. Wiele z nich podlega własnym, rygorystycznym zasadom dotyczącym zgodności z przepisami, a przejęcie spółki z problemami może narazić je na konsekwencje w innych krajach. Dlatego badanie compliance stało się standardowym elementem większych transakcji, obok analizy finansowej, podatkowej i prawnej.
Co obejmuje badanie zgodności?
Zakres badania zależy od branży, wielkości spółki i rynków, na których działa. Inaczej wygląda ono w firmie produkcyjnej eksportującej do wielu krajów, a inaczej w lokalnej spółce usługowej. Poniższe zestawienie pokazuje obszary, które pojawiają się najczęściej.
| Obszar | O co pyta kupujący | Jakie dokumenty bywają potrzebne |
|---|---|---|
| Przeciwdziałanie korupcji | czy spółka korzysta z pośredników i jak ich wynagradza, czy uczestniczy w przetargach publicznych | polityka antykorupcyjna, umowy agencyjne, rejestr upominków |
| Sankcje i kontrola eksportu | z kim spółka handluje i dokąd trafiają jej produkty | procedury weryfikacji kontrahentów, listy klientów zagranicznych |
| Ochrona danych | jakie dane spółka przetwarza i czy doszło do incydentów | rejestr czynności przetwarzania, rejestr naruszeń, umowy powierzenia |
| Zgłoszenia i postępowania | czy pojawiały się sygnały o nieprawidłowościach i jak je wyjaśniono | procedura zgłoszeń, rejestr zgłoszeń, raporty z postępowań wyjaśniających |
| Kontrole i spory | czy toczą się postępowania przed organami lub sądami | protokoły kontroli, decyzje, korespondencja z organami |
Brak dokumentów nie zawsze oznacza problem, ale zwykle skłania kupującego do żądania szerszych zabezpieczeń w umowie albo obniżenia ceny. Spółka, która potrafi pokazać działające procedury, negocjuje z silniejszej pozycji.
Jak przygotować się do sprzedaży?
Najlepszy moment na uporządkowanie spraw to nie tydzień przed otwarciem pokoju danych, ale kilka miesięcy wcześniej. Niektórzy sprzedający decydują się na własne badanie spółki, przeprowadzone przez niezależnych doradców jeszcze przed rozmowami z inwestorami. Przygotowanie może obejmować kilka etapów:
- Zebrać obowiązujące procedury i polityki oraz sprawdzić, czy odpowiadają faktycznym praktykom w spółce.
- Przejrzeć umowy z pośrednikami, agentami i doradcami, zwracając uwagę na wysokość i sposób wynagrodzenia.
- Zidentyfikować zgłoszenia, incydenty i kontrole z ostatnich kilku lat oraz udokumentować reakcję spółki.
- Uzupełnić brakujące elementy, na przykład procedurę zgłoszeń wewnętrznych czy rejestr czynności przetwarzania.
- Przygotować rzetelny opis znanych ryzyk, który zostanie przedstawiony kupującemu w odpowiednim momencie negocjacji.
Ostatni punkt bywa trudny psychologicznie, bo sprzedający naturalnie chce pokazać firmę z najlepszej strony. Ukrywanie znanych problemów jest jednak ryzykowne, ponieważ umowy sprzedaży zawierają zwykle oświadczenia i zapewnienia sprzedającego, a ich nieprawdziwość może prowadzić do roszczeń odszkodowawczych po zamknięciu transakcji.
Scenariusz – prowizja dla pośrednika w zagranicznym przetargu
Wróćmy do spółki informatycznej ze wstępu. W trakcie badania doradcy funduszu natrafiają na umowę z lokalnym pośrednikiem, który pomagał spółce wygrać przetarg na wdrożenie systemu dla instytucji publicznej w jednym z krajów spoza UE. Wynagrodzenie pośrednika wynosiło znaczący procent wartości kontraktu, a umowa nie określała jasno, za jakie usługi jest wypłacane.
Sama umowa nie przesądza o korupcji, ale budzi poważne pytania, na które spółka musi odpowiedzieć. W takiej sytuacji możliwych jest kilka rozwiązań. Kupujący może zażądać dodatkowego wyjaśnienia sprawy przed podpisaniem umowy, obniżenia ceny, zatrzymania części płatności na rachunku zastrzeżonym albo szczególnego zobowiązania sprzedającego do pokrycia ewentualnych szkód związanych z tym kontraktem. W skrajnych przypadkach może też wycofać się z transakcji. Problem ujawniony przez samego sprzedającego zwykle prowadzi do negocjacji, natomiast ten sam problem odkryty przez kupującego podważa zaufanie do wszystkich pozostałych informacji.
Perspektywa kupującego po zamknięciu transakcji
Badanie przed transakcją ma swoje ograniczenia, bo opiera się na dokumentach i informacjach przekazanych przez sprzedającego w krótkim czasie. Dlatego doświadczeni inwestorzy traktują pierwsze miesiące po przejęciu jako okres pogłębionej weryfikacji i integracji. W tym czasie zwykle zajmują się kilkoma sprawami:
- wdrożeniem w przejętej spółce polityk obowiązujących w grupie kapitałowej;
- przeglądem umów z pośrednikami i ewentualnym ich wypowiedzeniem lub renegocjacją;
- szkoleniem kadry zarządzającej i pracowników działów o podwyższonym ryzyku;
- uruchomieniem lub ujednoliceniem kanałów zgłaszania nieprawidłowości;
- wyjaśnieniem kwestii, które podczas badania pozostały otwarte.
Szybka reakcja na problemy wykryte po przejęciu ma znaczenie również prawne. Nowy właściciel, który przez lata toleruje nieprawidłowości odziedziczone po poprzednikach, trudno będzie przekonywać, że nie miał z nimi nic wspólnego.
Kto powinien prowadzić badanie?
Badanie zgodności prowadzą zazwyczaj prawnicy, często we współpracy z doradcami finansowymi i specjalistami od kontroli wewnętrznej. Kancelaria compliance wnosi znajomość przepisów i praktyki organów, a w razie wykrycia nieprawidłowości potrafi ocenić ich możliwe konsekwencje. Adwokat compliance zaangażowany po stronie sprzedającego może dodatkowo pomóc w przeprowadzeniu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego w warunkach tajemnicy zawodowej, jeśli przed transakcją pojawią się sygnały wymagające rzetelnego zbadania.
Compliance doradztwo w transakcjach nie polega jednak na wynajdowaniu problemów za wszelką cenę ani na ich zamiataniu pod dywan. Celem jest rzetelny obraz sytuacji, który pozwoli obu stronom świadomie wycenić ryzyko i odpowiednio je podzielić w umowie.
Od czego zacząć, myśląc o sprzedaży w przyszłości?
Właściciele, którzy nie planują sprzedaży w najbliższym czasie, mogą uznać ten temat za odległy. Tymczasem porządek w procedurach, dokumentacji i umowach budowany stopniowo przez kilka lat jest znacznie tańszy niż gorączkowe uzupełnianie braków pod presją negocjacji. Dobrym pierwszym krokiem jest próba odpowiedzi na kilka pytań z typowej listy inwestora, na przykład o umowy z pośrednikami czy zgłoszenia od pracowników, i sprawdzenie, ile czasu zajmuje zebranie potrzebnych dokumentów. Wynik takiego ćwiczenia zwykle dobrze pokazuje, od czego warto zacząć porządkowanie spraw w swojej firmie.