Firma informatyczna dowiaduje się w piątek po południu, że jej oferta w przetargu na system dla szpitala została odrzucona z powodu rzekomo rażąco niskiej ceny, a na wniesienie odwołania ma zaledwie kilka dni. Jeszcze niedawno zespół mógłby złożyć krótkie odwołanie, a szczegółowe kalkulacje i opinię eksperta dołączyć później, nawet w trakcie rozprawy. Prawo zamówień publicznych 2026 roku zmieniło jednak ten układ, bo nowelizacja obowiązująca od marca zaostrzyła zasady przedstawiania dowodów przed Krajową Izbą Odwoławczą i wprowadziła możliwość udziału w rozprawach na odległość. W tym tekście opisuję, na czym polegają te zmiany, jak wpisują się w szerszy pakiet tegorocznych nowelizacji i jak firma może przygotować się do sporu, zanim jeszcze pojawi się powód do odwołania.
Co zmieniło się w zamówieniach publicznych w tym roku?
Osoby szukające informacji o tym, jakie nowe prawo zamówień publicznych obowiązuje w 2026 roku, często oczekują zupełnie nowej ustawy. Tymczasem podstawą systemu nadal jest ustawa z 11 września 2019 roku, a tegoroczne zmiany wynikają z kilku nowelizacji wchodzących w życie w różnych terminach. Część z nich dotyczy przygotowania postępowań, inne samego sporu przed Izbą, a jeszcze inne sposobu potwierdzania wiarygodności wykonawców.
| Data | Zmiana | Najważniejszy skutek praktyczny |
|---|---|---|
| 1 stycznia 2026 r. | podwyższenie progu stosowania ustawy do 170 000 zł netto i nowe wymagania wobec analizy potrzeb | mniejsze zamówienia prowadzone są według regulaminów wewnętrznych, a duże wymagają rozeznania rynku |
| 13 marca 2026 r. | rozprawy zdalne przed KIO i prekluzja dowodowa | dowody trzeba złożyć znacznie wcześniej niż dotąd |
| 12 lipca 2026 r. | certyfikacja wykonawców | dobrowolne potwierdzenie braku podstaw wykluczenia i zdolności, na początku w robotach budowlanych |
Dla wykonawców, którzy regularnie spierają się z zamawiającymi, najbardziej odczuwalne są zmiany marcowe, dlatego warto przyjrzeć się im dokładniej.
Rozprawa przed Izbą bez wyjazdu do Warszawy
Od 13 marca 2026 roku rozprawy i posiedzenia przed KIO mogą odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku w sali obecni są członkowie składu orzekającego i protokolant, natomiast strony i uczestnicy postępowania odwoławczego mogą połączyć się zdalnie albo przyjechać osobiście, bo wybór należy do nich. Dla firm spoza stolicy oznacza to realną oszczędność czasu i kosztów podróży, zwłaszcza przy sprawach, w których rozprawa trwa niespełna godzinę.
O formule zdalnej decyduje Prezes Izby, przy czym musi wziąć pod uwagę jawność posiedzenia, charakter zaplanowanych czynności i zagwarantowanie praw procesowych uczestników. Wymagania techniczne publikowane są na stronie internetowej KIO. Izba może odmówić udziału w rozprawie zdalnej osobie, której otoczenie lub zachowanie nie licuje z powagą postępowania albo utrudnia czynności, a wtedy traktuje się ją tak, jakby nie stawiła się na rozprawę. Na takie postanowienie nie przysługuje skarga, więc test sprzętu, cichy pokój i stabilne łącze stają się elementem przygotowania procesowego, a nie drobiazgiem organizacyjnym.
Dowody do dnia przed rozprawą – koniec z niespodziankami na sali
Druga zmiana jest znacznie poważniejsza w skutkach. Do niedawna nowe dowody można było przedstawiać praktycznie do zamknięcia rozprawy, co pozwalało stronom zaskakiwać przeciwnika opinią czy dokumentem złożonym w ostatniej chwili. Znowelizowany art. 535 ust. 1 Pzp przewiduje, że dowody składa się wraz z odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie, przystąpieniem albo z innym pismem wniesionym najpóźniej dzień przed wyznaczonym terminem rozprawy lub posiedzenia, a spóźnienie grozi utratą prawa do ich powołania.
Wyjątki są wąskie i dotyczą sytuacji, w których wcześniejsze przedstawienie dowodu było obiektywnie niemożliwe albo potrzeba jego złożenia pojawiła się dopiero w toku postępowania. Szczegółowe omówienie tych przepisów, w tym wątpliwości interpretacyjnych, opublikowano na stronie jdp-law.pl. Wojciech Merkwa, radca prawny i partner kierujący praktyką zamówień publicznych w kancelarii JDP, zwraca tam uwagę na ryzyko, że wobec wykonawcy przystępującego do postępowania odwoławczego obowiązek złożenia dowodów może być wiązany już z terminem na samo przystąpienie. Jak będzie w praktyce, pokaże orzecznictwo z pierwszych miesięcy stosowania nowych przepisów, dlatego bezpieczniej jest zakładać wariant bardziej rygorystyczny.
Co warto mieć gotowe w chwili wnoszenia odwołania?
Krótki termin na odwołanie i jednocześnie wcześniejsza granica dla dowodów sprawiają, że materiały trzeba zbierać równolegle z pisaniem samego pisma. W sporach dotyczących oceny ofert najczęściej przydają się:
- szczegółowe kalkulacje ceny z rozbiciem na składniki kosztów;
- oferty podwykonawców i dostawców potwierdzające przyjęte stawki;
- korespondencja z zamawiającym, w tym wezwania do wyjaśnień i udzielone odpowiedzi;
- referencje, protokoły odbioru i inne dokumenty potwierdzające doświadczenie;
- opinie biegłych lub ekspertów branżowych, jeśli spór dotyczy kwestii technicznych.
Scenariusz – rażąco niska cena po nowemu
Wróćmy do firmy informatycznej z początku. Zamawiający uznał, że stawka za godzinę pracy programistów jest nierealna, i odrzucił ofertę po wyjaśnieniach, które jego zdaniem były zbyt ogólne. Wykonawca chce wykazać, że cena wynika z korzystnych umów z podwykonawcami i wcześniejszego wdrożenia podobnego systemu.
Przed marcem 2026 roku zespół mógłby wnieść odwołanie z podstawową argumentacją, a umowy z podwykonawcami i opinię niezależnego eksperta przedstawić na rozprawie. Teraz te dokumenty powinny trafić do Izby razem z odwołaniem albo najpóźniej w piśmie złożonym dzień przed terminem rozprawy. Jeśli ekspert potrzebuje tygodnia na przygotowanie opinii, a rozprawa zostanie wyznaczona wcześniej, firma może stracić najmocniejszy argument. W praktyce opłaca się mieć dokumentację kalkulacji ceny przygotowaną już na etapie składania oferty, bo to ona najczęściej decyduje o wyniku sporu.
Jak przygotować firmę do sporów przed KIO?
Zmiany marcowe przesuwają ciężar pracy z sali rozpraw na etap poprzedzający odwołanie, a nawet na moment przygotowania oferty. Firmy, które często startują w przetargach, mogą uporządkować ten proces w kilku krokach:
- Archiwizować kalkulacje cenowe, oferty podwykonawców i założenia przyjęte przy każdej składanej ofercie.
- Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za monitorowanie terminów i korespondencji w toczących się postępowaniach.
- Ustalić wcześniej, z jakimi ekspertami lub biegłymi firma może współpracować w razie sporu technicznego.
- Przygotować stanowisko do udziału w rozprawie zdalnej zgodnie z wymaganiami opublikowanymi przez KIO.
- Przeanalizować, czy przy dużej liczbie przetargów w robotach budowlanych sensowna jest certyfikacja ograniczająca formalności przy kolejnych ofertach.
Nie każdy z tych kroków będzie potrzebny w małej firmie, która składa kilka ofert rocznie. Uporządkowana dokumentacja przy każdej ofercie jest jednak tańsza niż utrata zamówienia tylko dlatego, że ważny dowód nie zdążył trafić do Izby na czas.
Na co zwrócić uwagę w kolejnych miesiącach?
Zmiany w prawie zamówień publicznych 2026 roku pokazują wyraźny kierunek, w którym postępowanie odwoławcze staje się szybsze, bardziej sformalizowane i mniej tolerancyjne dla działań w ostatniej chwili. Jednocześnie możliwość udziału zdalnego i certyfikacja wykonawców mogą realnie obniżyć koszty dla firm aktywnych w wielu postępowaniach. Warto śledzić pierwsze orzeczenia KIO dotyczące prekluzji dowodowej, bo to one przesądzą o tym, jak rygorystycznie Izba będzie stosować nowe przepisy. Dobrym punktem wyjścia jest przegląd własnych procedur ofertowych już teraz, zanim kolejne odrzucenie oferty wymusi pośpieszne działanie.