Prowadzenie własnej firmy wiąże się z tym, że musimy z roku na rok przechowywać coraz więcej dokumentów. Przestrzeń naszego biura zajmują więc półki z segregatorami i teczkami. Dodatkowo pamiętajmy, że dokumenty takie jak umowy, aneksy, faktury nie mogą być przechowywane w niedbały sposób. Każdy pracownik w firmie powinien w razie potrzeby móc łatwo odnaleźć potrzebny dokument, w każdym momencie. Aby to było możliwe, idąc z trendem coraz bardziej powszechnej cyfryzacji, zaczęto wprowadzać digitalizację dokumentów, czyli mówiąc prościej wykorzystywanie archiwów elektronicznych.
Digitalizacja dokumentów — co to takiego?
Jest to proces przetwarzania dokumentów w wersji papierowej, którymi mogą być na przykład zdjęcia, książki, faktury na ich cyfrową formę. Możemy nie zdawać sobie sprawy, jak często wykorzystywany jest to zabieg we współczesnym życiu. Dodatkowo niesie on za sobą szereg istotnych korzyści. Jednym z nich jest zwiększenie bezpieczeństwa firmowych dokumentów, umożliwienie bardziej szczegółowej i drobnostkowej analizy dokumentów. W programie komputerowym jesteśmy w stanie dostrzec o wiele więcej szczegółów niż gołym okiem. Kolejną zaletą tego rozwiązania jest oczywiście zaoszczędzenie miejsca oraz łatwiejsze odnajdywanie potrzebnych materiałów. Pamiętajmy jednak o tym, że z uwagi na ochronę danych osobowych oraz wszelkie prawne regulacje, nie wszystkie materiały mogą być przechowywane w wersji elektronicznej.
Zalety digitalizacji dokumentów
Digitalizacja niesie ze sobą wiele korzyści. Najbardziej zauważalną jest oczywiście zaoszczędzenie miejsca w biurach, które niestety z reguły mają dość ograniczoną powierzchnię. Możemy więc zrezygnować z tego, aby jak to czasami bywa, przeznaczyć całe jedno pomieszczenie na pewnego rodzaju archiwum. To nie wszystko, dodatkowo digitalizacja umożliwia bardzo dobre po kategoryzowanie plików oraz pilnowanie ich porządku. Raz przyjęty schemat i kryteria mogą być stosowane z sukcesem cały czas, aż do momentu, kiedy sami uznamy, że pora na zmianę. Pozwala to również na lepszą komunikację między pracownikami oraz zaoszczędzenie czasu, ponieważ nie będą oni tracili cennych minut, a nawet godzin na szukanie dokumentu w stercie segregatorów. Zamiast tego z pozycji swojego biurka w kilka minut odnajdą plik, z którego w jednym momencie może korzystać kilka osób, którym jest on akurat potrzebny. Pozwala to również obniżyć koszty materiałów biurowych. Dodatkowo mamy gwarancję, że plik nie ulegnie zniszczeniu, ani nie zagubi się.